Comme la plupart des parents ont pu le découvrir, un nouveau portail administratif a été installé. Pourquoi ?
Pourquoi un nouveau portail ? (un peu d’histoire du Relais)
Excel
Depuis 2014 Le Relais utilise un logiciel de gestion : Noéthys. Avant cette date c’étaient les feuilles de tableur, une par famille, parfois deux quand les enfants ne fréquentaient pas la même structure. Les feuilles avaient été construites dans des temps obscurs. Elles regorgeaient de formules habiles mais auxquelles plus personne n’osait toucher. Chaque année il nous fallait reporter le solde de l’année précédente dans les nouvelles feuilles.
En 2014, à l’occasion d’un contrôle, la CAF de l’Hérault nous a demandé de mettre fin à cette pratique. Nous avons donc exploré les logiciels de notre domaine professionnel avec nos critères.
- Le logiciel ne doit pas nous imposer un mode de fonctionnement mais se plier au nôtre.
- Le logiciel doit être facile d’accès pour toute l’équipe.
- Le logiciel ne doit pas nous lier à un lointain prestataire dont on ne rencontre que le commercial.
- PS : on n’a pas un gros budget…
Noéthys
Dans nos explorations nous avons donc rencontré Noéthys. Nous n’avons pas rencontré le commercial mais la communauté qui travaille avec, à travers le forum d’entraide. Nous n’avons pas non plus rencontré le développeur mais participé à son programme de financement. Et, oui, il est un peu lointain puisqu’il se situe au-delà de Brest. Noéthys n’est sans doute pas le plus simple, sans doute pas le plus gros, mais c’est un logiciel libre qui nous a permis de travailler en réseau, en nous partageant le travail. Il nous a permis de conserver notre souplesse de fonctionnement avec notamment la facturation a posteriori, la distinction entre l’inscription et la réservation, etc.
Avec le temps Noéthys s’est doté d’un système de pointage par tablette que nous n’avons pas adopté. Puis d’un portail administratif pour les familles auquel nous avons souscrit et qui a apporté satisfaction pendant plusieurs années. Puis il y a eu la possibilité de connecter un système de paiement par internet. En un an le nombre de chèques a fondu. Enfin cette année, le développeur a proposé une version « full web en saas ». Dans la même période une panne sévère nous a fait perdre plusieurs jours de saisie et nous a coûté plusieurs litres de café pour rétablir la situation avec l’aide du BIB (le hackerspace de Montpellier). C’est pourquoi nous avons décidé de basculer sur cette solution full web et le portail a dû migrer avec nos données.
Qu’est-ce que ça change pour moi ?
Plusieurs changements sont visibles pour les familles.
Plus de sécurité (trop ?)
D’abord les points douloureux : l’accès est plus sécurisé. La sécurisation est indispensable compte tenu des informations personnelles contenues dans cet espace. Mais la sécurité souvent ça fait mal par où ça passe : il n’est pas toujours facile de s’y connecter. Identifiant, mot de passe solide, captcha : trois étapes… et un système de blocage en cas d’erreur. Félicitations à celles et ceux qui sont à l’aise avec ce parcours mais nous comprenons très bien que certain·es renoncent. Les services du Relais resteront donc toujours ouverts sans accès numérique. Nous y tenons, c’est évident pour nous, mais jamais inutile de le rappeler.
Plus d’informations (trop ?)
À ce jour Noéthysweb demande beaucoup de renseignements mais très peu sont vraiment obligatoires. Pour l’instant nous ne pouvons pas choisir précisément les information affichées. Nous avons mis la priorité sur la réouverture du service, et la prise en main des nouvelles fonctionnalités. Petit à petit nous affinerons le paramétrage pour ne laisser affiché que ce qui est vraiment utile et légal.
Nouveau aussi : vous pouvez envoyer des messages directement auprès de la structure qui vous concerne, pour l’instant c’est en test mais ça l’air de bien fonctionner. Avec cette fonction nous espérons diminuer la charge des mails que nous avions du mal à nous répartir.
Nouveau encore : la page d’accueil permet l’affichage d’informations ponctuelles comme la prochaine soirée famille ou d’autres événements liés à vos inscriptions. Cette fonction réclame un certain travail et semble peu visible, nous verrons si nous l’utilisons vraiment.
Enfin, le solde de votre compte apparaît « en direct » : le solde comprend c’est la somme de tout ce qui est passé et à venir, moins tous les règlements déposés ou non, ventilés ou non. C’est-à-dire qu’il peut apparaître des sommes qui ne sont pas encore facturées y compris des réservations futures. Il est donc parfois compliqué de comprendre si ces sommes sont à régler immédiatement comme semble le demander le logiciel ou plus tard. Le solde comprend même des activités qui n’apparaissent pas parce que nous ne souhaitons pas que les réservations se fassent en ligne. Par exemple avec des activités comme les séjours ou les stages. Ces activités ont des conditions particulières car nous ne sommes pas une agence de voyage ou un club d’activités à la carte.
Plus réactif (jamais assez ?)
Avec ce nouveau portail administratif vous pouvez directement réserver, demander un reçu, une facture sans attendre de validation de notre part. Attention cependant : les réservations étant automatiques, il vous faut lire la réponse « accordée » ou « en attente » et vérifier si celle-ci est cohérente… le logiciel peut accorder une place pour le goûter alors qu’il n’y plus de place pour l’après-midi, c’est un peu ballot. Nous essaierons de corriger ce comportement. Certaines fonctions peuvent réclamer un peu de patience (facture), laissez le temps au logiciel de produire sa réponse : en principe il fait signe quand il « mouline ».
Chargement de pièces jointes : cette fonction n’est pas très simple à gérer pour nous. Si vous téléchargez un nouveau quotient familial ou tarif de cantine, pensez à vérifier qu’il est bien pris en compte dans les factures suivantes.
Un portail administratif ça sert à quoi ?
Bonne question ! La passion administrative qui anime la France moderne n’est pas totalement la chose mieux partagée au sein du Relais. Nous avons un logiciel administratif parce qu’on n’a pas trop le choix (voir plus haut). Pour continuer à exercer notre métier (l’accueil) en toute indépendance nous devons endosser la fonction administrative avec le plus d’autonomie possible. Ça c’est pour le logiciel, mais le portail administratif ? Le portail administratif est là pour vous : réserver et consulter vos réservations. Payer, télécharger vos reçus et vos factures, mettre à jour les renseignements administratifs, etc. Les premiers retours sont très positifs et nous avons le sentiment de gagner du temps avec ce nouveau portail.
Un jour peut-être le portail pourrait remplacer tous les papiers, mais on en est encore loin. En cas d’intervention d’urgence la petite fiche sanitaire reste indispensable. Donc, non le portail ne remplacera pas la procédure administrative de la rentrée même s’il la soulage. Et nous tenons à ces moments de rencontre importants pour connaître les parents, expliquer notre démarche, faire visiter les lieux, écouter les spécificités de chacun.
Le principe des réservations
Vous pouvez réserver les jours de vacances dès que les précédentes sont finies (le vendredi à 18h). Pour cela il faut simplement :
- avoir transmis le dossier d’inscription annuel (année scolaire)
- que l’équipe ait saisi votre dossier
- avoir activé votre compte (dans les 48h qui suivent la réception du mail)
- que le solde des vacances précédentes soit réglé (réglages en cours)
Au Relais des enfants, au Relais des Ados et au Relais des écoliers vous pouvez aussi réserver les mercredis et les soirs, aux mêmes conditions plus une : avoir fait la réservation annuelle dans les temps.
Préciser le délai pour les annulations.
Le principe des paiements
Les principes de règlement sont précisées dans le Règlement de fonctionnement de chaque structure mais son application n’est pas entièrement automatisée sur le portail. Nous demandons le règlement des vacances environs 10 jours avant celles-ci. Pour la présence périscolaire nous demandons le règlement de quatre mercredis d’avance. Le portail bloque les réservations au-delà d’un certain débit facturé (réglages en cours).
Un logiciel libre, ce que c’est ?
Un logiciel libre est un logiciel qui respecte quatre libertés (numérotées de 0 à 3 parce que quand même, c’est un truc d’informaticiens).
- la liberté d’exécuter le programme, pour tous les usages ;
- la liberté d’étudier le fonctionnement du programme et de l’adapter à ses besoins ;
- la liberté de redistribuer des copies du programme (ce qui implique la possibilité aussi bien de donner que de vendre des copies) ;
- la liberté d’améliorer le programme et de distribuer ces améliorations au public, pour en faire profiter toute la communauté.
Noéthys et Noéthysweb cochent bien toutes ces cases. Sauf que Noethysweb n’est pas seulement un logiciel. Nous l’utilisons comme un SaaS : software as a service. Nous n’installons pas Noéthysweb sur nos ordinateurs, nous nous contentons d’utiliser un serveur.
Noéthysweb, un SaaS libre
Nous avons de nombreuses interactions avec le développeur qui est très à l’écoute de nos besoins et de nos maladresses. Sans hotline délocalisée ni numéro surtaxé. Avec Noéthysweb nous ne dépendons plus d’un système d’exploitation particulier : que ce soit avec Windows, Mac ou Linux, nous pouvons l’utiliser y compris avec du matériel parfois ancien. Les deux grandes faiblesses en revanche sont la dépendance à une bonne connexion internet, ce qui n’est pas le cas au Petit Relais et au Relais des Petits, et à un fournisseur de service d’hébergement spécifique. Le seul à proposer ce service actuellement est le développeur lui-même, nous lui faisons confiance mais nous avons conscience qu’il s’agit d’une fragilité. Plusieurs organisations réussissent à utiliser les solutions autour de Noéthys en autonomie complète, avec des compétences informatique plus étoffées qu’au Relais…
Le système informatique du Relais, au-delà de Noéthysweb
Au Relais nous essayons d’utiliser un système informatique libre : plus éthique, plus simple à maintenir, plus économique. Mais nous ne sommes pas en mesure de nous passer entièrement de Windows® en raison principalement des logiciels de comptabilité (EBP), de paye (EBP encore pour quelques temps) et quelques relations pénibles avec quelques administrations respectables qui exigent des logiciels pénibles. Noéthys était un des points de blocage, même s’il était possible de le faire fonctionner sous Linux nous n’avons pas réussi à le maintenir à jour. Avec un logiciel de gestion « full web » nous dépendons moins du système d’exploitation que du navigateur. Donc nous dépendons moins de Microsoft (le M de GAFAM) que de Firefox (logiciel libre). Noéthysweb ne nous oblige donc plus à maintenir tous nos ordinateurs de bureautique sous Windows. Nous disposons d’un disque réseau en RAID1 pour partager et sauvegarder les données. Notre accès internet dépend de Free en ADSL. La photocopieuse sous contrat sert aussi de scanner. Si vous avez lu jusque là vous méritez bien une petite image qui reflète l’état du bricolage en 2023…
